FAQ SPF Finances – Cartes de carburant et autres frais de carburant

Carburant

Le SPF Finances a publié le 30 mai 2017 sur www.fisconet.be un FAQ concernant les cartes de carburant et autres frais de carburant. 

1. Quels sont les véhicules visés ?

Il s’agit des véhicules visés à l’article 65, CIR 92, soit les voitures, voitures mixtes, minibus et des véhicules homologués auprès de la DIV dans la catégorie des « camionnettes » mais qui doivent être considérés fiscalement et notamment pour la taxe de circulation comme des voitures, voitures mixtes ou minibus, lorsque ces véhicules sont mis gratuitement ou non à la disposition de salariés ou de dirigeants d’entreprise.

Les véhicules hybrides et électriques  sont également visés par les dispositions des art. 198, § 1er, 9° et 9° bis, CIR 92 (voir QP n° 818, 20.03.2014, Van Biesen, Q & R, Chambre, session 2013-2014, Q & R, n° 159, p. 309).

2. Base de la dépense non admise (DNA) en matière de frais de véhicule visés à l’art. 198, § 1er, 9° et 9°bis, CIR 92

Les taux de 17 % (art. 198, § 1er, 9°, CIR 92) et de 40 % (art. 198, § 1er, 9°bis, CIR 92) s’appliquent au montant déterminé conformément à l’art. 36, § 2, al. 1er à 9, CIR 92.

En l’occurrence, ce montant représente l’avantage de toute nature brut déterminé dans le chef du bénéficiaire, résultant de l’utilisation à des fins personnelles d’un véhicule mis, gratuitement ou non, à disposition. L’existence d’un avantage de toute nature brut découle donc nécessairement d’une utilisation privée du véhicule.

En d’autres termes, la détermination de la base se fera conformément aux dispositions de l’art. 36, § 2, al. 1er à 9, CIR 92, sans en soustraire l’intervention du bénéficiaire dans l’avantage de toute nature (art. 36, § 2, al. 10, CIR 92), lorsque celui-ci n’est pas consenti à titre gratuit.

En cela, cette base diffère de l’avantage de toute nature à déclarer à l’IPP, raison pour laquelle les nouvelles dispositions relatives à la DNA en matière de frais de véhicule ne font plus référence directe à la notion d’avantage de toute nature mais bien de montant déterminé conformément à l’art. 36, § 2, al. 1er à 9, CIR 92 (voir en ce sens, Doc.parl., Chambre, session 2014-2015, DOC 54-2208/001, p. 43).

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3. Quel taux appliquer : 17 % ou 40 % ?

Le taux de 17 % s’applique exclusivement lorsque les frais pris en charge par la société n’incluent  pas  les frais de carburant liés à une utilisation personnelle de ce véhicule.

A contrario, lorsque les frais de carburant liés à l’utilisation  personnelle du véhicule sont, en tout ou en partie, pris en charge par la société, le taux de 40 % sera appliqué.

Si la société postule le taux de 17 %, elle peut établir comme suit le fait qu’elle ne supporte pas les frais de carburant privés.

Pour établir l’intervention ou non de la société dans ces frais de carburant privés, dans le chef du salarié ou dans le chef du dirigeant d’entreprise, une mention particulière au niveau du contrat de travail ou la tenue d’une « car policy » pourront être prises en compte. L’existence d’un sous-compte de charges,  61 « Services et bien divers » où sont comptabilisés distinctement les frais de carburant, devrait également permettre la détermination du taux adéquat.

En l’absence d’une mention précise dans le contrat de travail ou encore dans une « car policy », il importe, dans les cas d’usage mixte (professionnel/privé), de distinguer l’usage personnel du véhicule de son usage professionnel.

Comme en matière de déduction de la TVA (voir circulaire AGFISC N° 36/2015 (n° E.T.119.650) dd. 23.11.2015), l’assujetti peut quotidiennement tenir un registre exhaustif des trajets par saisie manuelle (ex. carnet, programme informatique) ou d’une manière automatique (ex. GPS adapté). Un tel registre suppose la conservation des données suivantes, relatives aux déplacements journaliers à des fins professionnelles : date du trajet, adresse de départ, adresse d’arrivée, kilomètres parcourus par jour. Comme le kilométrage en début et en fin de période imposable est enregistré, il suffit de déduire du total des kilomètres enregistrés, les kilomètres parcourus à des fins professionnels pour connaître l’usage à des fins personnelles du véhicule.

Pour la société qui ne souhaite pas tenir un registre des trajets mais qui souhaite néanmoins déterminer l’utilisation professionnelle ou personnelle d’une manière qui soit en rapport avec l’utilisation réelle de chaque véhicule automobile considéré individuellement, l’administration accepte, à titre de simplification, la formule suivante :

Utilisation personnelle en kilomètres sur une période de 12 mois = distance domicile-lieu de travail x 2 x 200 + 6.000

Sur la base des kilomètres à usage personnel déterminés ci-avant,  la société doit apporter la preuve que :

  • soit le montant total des notes de frais rentrées pendant la période imposable par l’utilisateur du véhicule ne dépasse pas le résultat de :

Km professionnels de l’année   X   total frais de carburant de l’année
Km total de l’année

  • soit, dans la situation où l’utilisateur dispose d’une carte carburant, la société a refacturé et obtenu le remboursement de l’utilisateur d’une somme au moins équivalente à :

Km personnels de l’année  X  total frais de carburant de l’année
Km total de l’année

Exemple 1

Une société met à la disposition d’un dirigeant d’entreprise un véhicule diesel. Ce dirigeant d’entreprise ne dispose pas d’une carte carburant et rentre des notes de frais auprès de la société afin de se faire rembourser les dépenses de carburant exposés pour le compte de la société. Le véhicule parcourt pendant l’année, une distance totale de 35.000 Km dont 25.000 Km à usage professionnel. Sa consommation moyenne est de 6 l/100 Km et le  montant total des frais de carburant sur une période d’un an s’élève à 2.570,40 euros pour 2.100 l de carburant.

Le dirigeant d’entreprise pourra donc rentrer des notes de frais de carburant d’un montant maximum de 1.836,00 euros, pour que la société se voie appliquer un taux de 17 %, soit :

25.000 Km professionnels     X 2.570,40 euros = 1.836,00 euros
35.000 Km total de l’année

Dans cette situation, le taux de 17 % pourra être appliqué si les pièces fournies par le dirigeant d’entreprise attestent que les remboursements concernent au maximum 1.500 litres de diesel.

Exemple 2

Mêmes données que dans l’exemple précédant mais le dirigeant d’entreprise dispose d’une carte carburant.

Le dirigeant d’entreprise devra rembourser un montant de 734,40 euros pour que la société se voie appliquer un taux de 17 %, soit :

10.000 Km privé          X 2.570,40 euros = 734,40 euros
35.000 Km total de l’année

Les dispositions précitées sont également d’application pour les véhicules hybrides équipés d’un système plug in, tant pour les frais de carburant que pour les frais électriques.

Pour ce qui concerne les véhicules hybrides (autres), l’administration ne tient compte que des seuls frais de carburant « classique » (diesel, essence, …) pour distinguer si le taux de 17 % ou de 40 % est d’application et ce, selon les modalités décrites ci-avant.

En ce qui concerne les véhicules électriques, il convient d’appliquer le taux de 40 % si la société met à disposition de l’utilisateur une borne électrique dont elle supporte les coûts. Ce taux de 40 % est ramené à 17 % si ladite société a, comme précisé ci-avant, refacturé et obtenu le remboursement des frais d’électricité afférant à l’usage personnel du véhicule électrique.

Dans le cas où l’utilisateur dispose d’une carte ou d’un abonnement mis à disposition par la société, permettant l’utilisation de bornes électriques accessibles au public dans les stations de recharge, les directives reprises aux alinéas 4 à 7 sont également d’application, étant entendu que la consommation des véhicules électriques se mesure en kilowattheure aux cent kilomètres.

A cet égard des situations « mixtes » peuvent exister. Ainsi l’utilisateur peut disposer tant d’une borne de recharge chez l’employeur qu’à domicile. Il peut également bénéficier d’une borne de recharge chez l’employeur et par ailleurs d’une carte ou d’un abonnement donnant accès aux stations de recharge publiques. Dans ces situations, la preuve que l’employé a supporté le coût des Km privés doit être apportée selon les modalités précitées (voir alinéas 4 à 7).

Dans la situation où l’utilisateur recharge son véhicule électrique avec l’électricité « domestique », pour l’usage personnel du véhicule, le taux à retenir est de 17 %, si ces frais d’électricité ne lui sont pas remboursés par son employeur. Cette hypothèse implique que l’utilisateur dispose à son domicile d’un dispositif qui techniquement permet la recharge de la batterie.

En cas de changement d’un véhicule mis à disposition d’un salarié ou d’un dirigeant d’entreprise en cours d’année, les caractéristiques propres du véhicule nouvellement mis à disposition produiront, pour l’application du taux, leurs effets le premier jour du mois qui suit.

4. Quelle est la date d’entrée en vigueur ?

Les nouvelles règles en matière de DNA véhicules s’appliquent aux frais faits ou supportés par la société, pour l’utilisation à des fins personnelles d’un véhicule à partir de la date du 01.01.2017, quelle que soit sa date d’immatriculation.

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