CONDITIONS GÉNÉRALES

1.1- La Fiduciaire PARDOEN est agréée par l’Institut des Experts-Comptables et des Conseils Fiscaux sous le N° 220296 3EFF 78.

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les relations professionnelles entre la Fiduciaire PARDOEN et ses clients. Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.

Sauf publication ou communication par la Fiduciaire PARDOEN, sous quelque forme que soit, d’une version plus récente, les présentes conditions générales s’appliqueront également à toutes les relations professionnelles futures entre la Fiduciaire PARDOEN et ses clients. Tout complément, modification ou dérogation doit être expressément et préalablement accepté par écrit par la Fiduciaire PARDOEN.

1.2– Les prestations de la Fiduciaire PARDOEN sont fixées par une lettre de mission.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

SECRET PROFESSIONNEL- CONFIDENTIALITE- DEONTOLOGIE

1.3- Dans le cadre de ses missions, la Fiduciaire PARDOEN traite des données à caractère personnel dans le respect des dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »).

Le client donne son consentement quant au traitement, par la Fiduciaire PARDOEN, de ses données à caractère personnel dans le cadre de l’accomplissement de ses missions. Pour plus d’informations concernant le traitement des données à caractère personnel, il convient de consulter la politique de protection de la vie privée de la Fiduciaire PARDOEN sur le site http://www.pardoen.be/politique-de-protection-de-la-vie-privee/

1.4– La Fiduciaire PARDOEN, ainsi que ses mandataires ou préposés, sont tenus au secret professionnel, conformément à l’article 58 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l’article 32 de l’arrêté royal du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

1.5– Répondant à une obligation de moyens, la Fiduciaire PARDOEN accomplit en toute indépendance, avec dignité, probité ainsi que de manière consciencieuse, loyale et discrète, les missions qui lui sont confiées.

Elle veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation en vigueur lors de l’exécution de la convention.

PROBANCE DES PIECES- OBLIGATION D’INFORMATION A CHARGE DU CLIENT

1.6– Eu égard à la mission confiée à la Fiduciaire PARDOEN, celle-ci n’est pas tenue de contrôler l’exactitude et l’exhaustivité des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qu’ils soient physiques ou numériques, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

1.7– Le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir spontanément et en temps utile, tous les documents et informations nécessaires à l’accomplissement de la mission. Faute de quoi, la Fiduciaire PARDOEN sera dégagée de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui tomberaient sous le couvert de sa mission. Le seul non-respect des délais impartis suffit pour décharger la Fiduciaire PARDOEN de ses obligations sans autre formalité.

Si la Fiduciaire PARDOEN le lui demande, le client confirmera par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets.

Il vérifiera si les documents et états produits par la Fiduciaire PARDOEN correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, il en informera sans délai la Fiduciaire PARDOEN.

Enfin, il portera à la connaissance de la Fiduciaire PARDOEN toute donnée, tout évènement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission.

ARCHIVES

1.8- Dans tous les cas, il revient au client de reprendre ses documents ou archives, qu’ils soient physiques ou numériques, dès la mission terminée. La Fiduciaire ne fera généralement pas signer de reçu par le client, sachant qu’il ne lui appartient jamais « d’archiver » pour compte d’autrui.

Il est également rappelé aux sociétés que tous les livres sociaux doivent matériellement être en possession du gérant ou de l’administrateur-délégué, au siège social de la société.

Pour les comptabilités simplifiées, ceux-ci DOIVENT tenir leurs journaux financiers (art. 5 de la loi relative à la comptabilité et comptes annuels des entreprises).

HONORAIRES ET FACTURATION

1.9- La Fiduciaire PARDOEN rédigera périodiquement une note d’honoraires détaillée pour les prestations effectuées et elle la facturera au client avec application de la TVA.

Les facturations libellées « Echéance mensuelle de notre convention de prestations suivant lettre de mission » représentent l’abonnement des services généraux de la Fiduciaire PARDOEN. Il s’agit d’honoraires forfaitaires liés à un abonnement fixé par la lettre de mission. Outre les prestations spécifiques (dont prestations juridiques, missions spéciales, etc…), les prestations forfaitaires ne comprennent pas la clôture annuelle des comptes et les frais informatiques et débours.

Les parties ont défini que la mission forme un ensemble indissociable axé sur la gestion comptable par la Fiduciaire PARDOEN : bien plus que les encodages réguliers, il faut considérer que la structure globale annuelle mise en place, explique que l’annuité est due irrévocablement et son fractionnement ne s’explique que par une facilité de paiement.

Les facturations libellées « Echéance mensuelle de notre convention de prestations suivant lettre de mission » ne sont pas des provisions pour des travaux à exécuter. Leur montant est inconditionnellement dû par le client, quel que soit le travail comptable effectué.

Leur montant est fixé en fonction du volume de travail actuel escompté. Il est révisible et sera censé être accepté si le client ne notifie pas son désaccord par lettre recommandée dans les 8 jours de l’émission de la première facture relative au prix revu.

Tout retard non imputable à la Fiduciaire PARDOEN dans l’exécution de sa mission n’empêche pas la facturation des honoraires forfaitaires.

Les prestations non comprises dans l’abonnement des services généraux sont libellées au recto de la note d’honoraires.

Les factures sont payables au comptant sauf stipulation contraire écrite. En cas de non-paiement à l’échéance, le montant de la facturation portera intérêt au taux légal en vigueur au moment de l’échéance de la facture, de plein droit et sans mise en demeure. En outre, des frais de fonctionnement égaux à 10 % du montant de la facture, avec un minimum de 125 EUROS, seront dus.

1.10– La Fiduciaire PARDOEN peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans la note d’honoraires.

1.11– Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les huit jours à compter de la date d’envoi de la note d’honoraires. Après l’expiration de ce délai, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant est incontestablement dû.

Le client et la Fiduciaire PARDOEN peuvent, de commun accord ou à la demande d’une d’elles, soumettre leur contestation à l’Institut des Experts-Comptables et des Conseils Fiscaux.

1.12– L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

En cas de litige, le Tribunal de commerce de Charleroi est seul compétent, qu’il s’agisse ou non d’un commerçant.

Conditions particulières

DUREE- RESILIATION DE LA CONVENTION- INDEMNITE EN CAS DE RESILIATION

2.1- La présente convention entre en vigueur à la date reprise au recto du feuillet 1 de la lettre de mission.

Elle est conclue pour une durée d’une année augmentée des jours restant à courir de l’année civile pendant laquelle la convention est entrée en vigueur.

A la fin de la période annuelle, la convention sera tacitement reconduite, d’année en année.

Le client peut y mettre fin moyennant un délai de préavis de trois mois, adressé par lettre recommandée au plus tard trois mois avant la fin de la période en cours.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

Cette modalité de résiliation de la convention par le client peut être remplacée, de commun accord, par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 50 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par la Fiduciaire PARDOEN pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

2.2– La Fiduciaire PARDOEN peut mettre fin à tout moment à la présente convention, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :

  • Des circonstances mettant en péril l’indépendance de la Fiduciaire PARDOEN ;
  • Des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
  • Un (Des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales et dans la lettre de mission.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

Selon les circonstances, la Fiduciaire PARDOEN pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.

Lorsqu’elle met fin à la convention, la Fiduciaire PARDOEN signale au client que les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits seront à charge de ce dernier ou de son conseil.

Dans ce cadre, la Fiduciaire PARDOEN se conformera aux règles déontologiques de transmission de dossier.

Toutefois, en cas de faillite du client (ou situation analogue), la convention est résolue de plein droit sans préjudice de demandes explicites du curateur pour l’accomplissement de missions ponctuelles. Dans ce cas, les présentes conditions générales restent d’application.

La convention est également résolue de plein droit dans le cadre de l’application de l’article 47 de la loi du 18 Septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces. Dans ce cadre, sa responsabilité ne peut être engagée en cas de non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui tomberaient sous le couvert de sa mission.

2.3- Si le client cède son fonds de commerce à un tiers, il invitera le cessionnaire à respecter les obligations découlant de la lettre de mission.

2.4- Si le client cède ses parts sociales ou actions à un tiers, il imposera au cessionnaire le respect des obligations découlant de la lettre de mission, sous peine d’être redevable d’une indemnité de rupture égale à 50 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par la Fiduciaire PARDOEN pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par la Fiduciaire PARDOEN à raison de l’inclusion du dossier du client dans sa charge de travail de l’année en cours.

2.5– Le client qui met fin à la convention de façon irrégulière, restera redevable de plein droit et sans avertissement préalable, d’une indemnité de rupture égale à 12 fois le montant hors TVA des honoraires forfaitaires figurant sur la facture libellée « Échéance mensuelle de notre convention de prestations suivant lettre de mission ».

Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par la Fiduciaire PARDOEN à raison de l’inclusion du dossier du client dans sa charge de travail de l’année en cours.                 

EXECUTION DE LA MISSION – COLLABORATEURS

2.6- Pour toute la durée de la lettre de mission et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client s’engage expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de la Fiduciaire PARDOEN, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors des travaux convenus avec la Fiduciaire PARDOEN, sauf accord écrit préalable.

Le client s’engage également, après expiration de la lettre de mission et durant une période de 12 mois, à ne pas confier, directement ou indirectement, la gestion de son dossier à un ancien préposé ou collaborateur indépendant de la Fiduciaire PARDOEN, que cet ancien préposé ou collaborateur indépendant travaille pour le compte d’un tiers ou pour son propre compte, seul ou avec un/des tiers.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire égale aux honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par la Fiduciaire PARDOEN pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier, avec un minimum de 15.000,00 EUROS (montant fixé en 2018, indexable annuellement), et ce par membre débauché.

2.7- Les parties conviennent que la Fiduciaire PARDOEN est en droit de désigner un sous-traitant, collaborateur ou entité juridique distincte pour mener à bien tout ou partie de la présente mission. Le client accepte que la Fiduciaire PARDOEN fasse appel, pour mener à bien sa mission, à quelque sous-traitant ou collaborateur que ce soit, pour autant que les termes du présent engagement soient respectés par l’interlocuteur que la Fiduciaire PARDOEN aura choisi. Dans ce cas, le client s’engage à respecter les mêmes conditions énoncées ci-avant, dans les mêmes limites que la présente convention.

La Fiduciaire PARDOEN veille au respect, par le sous-traitant, collaborateur ou entité juridique distincte désigné(e), des termes de la présente convention.

Limites

RESPONSABILITE

3.1– Conformément au droit commun, la responsabilité de la Fiduciaire PARDOEN ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par elle.

3.2– La Fiduciaire PARDOEN ne peut être tenue responsable de la probance des documents qui lui seront remis pour la comptabilisation. De plus, les éventuelles écritures comptables, dont la justification pourrait être abordée verbalement, seront sous la seule responsabilité du client, celui-ci déclarant ne pas faire partie de la présente mission, le fait d’en contrôler l’exactitude par la Fiduciaire PARDOEN.

3.3– La Fiduciaire PARDOEN ne peut être tenue responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – des dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de l’exécution de la mission.

Elle n’est pas d’avantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention, ni d’éventuels délais provoqués par d’éventuelles perturbations des services informatiques rendant les obligations légales de dépôt, déclaration, publication ou autre formalité généralement quelconque, impossibles.

3.4– La Fiduciaire PARDOEN ne peut être tenue responsable de la mauvaise application par le client, des conseils conférés dans le cadre de sa mission en matière de gestion comptable.

De plus, ces conseils seront limités aux consultations verbales qui ne devront être ni systématiques, ni périodiques. Il appartiendra au client de veiller à la périodicité de ces réunions, sauf disposition particulière.

3.5- Toute tâche qui n’incombe pas à la Fiduciaire PARDOEN suivant la lettre de mission, sera exécutée par le client lui-même, et ce sous sa responsabilité exclusive.

En outre, le client tiendra lui-même les livres sociaux conformément aux dispositions légales et il se chargera lui-même d’y renseigner les inscriptions obligatoires. Toutefois, il mettra ses livres avec les pièces justificatives, à la disposition de la Fiduciaire PARDOEN, à sa première demande et dans les locaux de cette dernière.

Toutefois, si la Fiduciaire PARDOEN est amenée à devoir apporter des corrections aux tâches incombant au client dans sa gestion comptable ou se substitue à ses obligations, elle facturera des honoraires supplémentaires.

3.6– Sauf pour les missions visées à l’article 17 alinéa 4 de la loi du 22 juillet 1953 créant un Institut des Réviseurs d’Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d’entreprises (coordonnée le 30 avril 2007), la responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) de la Fiduciaire PARDOEN pour l’exécution de sa mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quels(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par elle, en ce compris le risque propre qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance .

Dans l’hypothèse où, pour une quelconque raison, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée au montant hors TVA facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission comprise dans l’abonnement fixé, la responsabilité sera limitée au montant hors TVA des honoraires facturés au client durant une période de 12 mois précédant le fait générateur du dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Elles ne s’appliqueront pas dans le seul cas où la responsabilité découle d’une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, ces limitations s’appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute dont la Fiduciaire PARDOEN, ses associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

Lorsqu’il apparait que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu’un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés (b) de la perte ou de la corruption de données (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.

SUSPENSION D’EXECUTION DE LA MISSION

3.7– En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou plusieurs de ses obligations, notamment en cas de non-paiement des honoraires, la Fiduciaire PARDOEN est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations et ce sous l’entière responsabilité du client, jusqu’à ce que ce dernier ait satisfait aux siennes.

Dans ce cas, le client est informé de l’exception d’inexécution et accepte de subir toutes les éventuelles conséquences, notamment les amendes et indemnités qui lui seraient infligées par les Administrations fiscales ou autres.

La Fiduciaire PARDOEN a droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

3.8– L’arrêt des prestations de la Fiduciaire PARDOEN en application de l’article 3.7 ci-avant, n’empêche pas la facturation au client des honoraires forfaitaires relatifs à l’abonnement fixé.